Algemene Voorwaarden - Mind the Body

Artikel 1: Definities

Onderneming: De onderneming ‘Mind the Body’ of een door hen aan te wijzen derde.

Klant of opdrachtgever: De natuurlijke of rechtspersoon met wie een overeenkomst is aangegaan.

Training, trainings- en of coachingssessie: De op een dag en tijdstip overeengekomen afspraak ter uitvoering van een training. Dit kunnen 1-op-1 of groepsbijeenkomsten zijn.

Trainee: Deelnemer van een trainings- en/of coachingssessie.

Trainer(s): Trainer die voor de onderneming / Mind the Body de trainingssessie uitvoert.

Artikel 2: Toepasselijkheid van deze algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere overeenkomst en/of aanbiedingen tussen Mind the Body en klant of trainee. De klant wordt geacht van de Algemene Voorwaarden kennis te hebben genomen en gaat hiermee akkoord bij het aangaan van een overeenkomst tussen Mind the Body en klant.

Artikel 3: Mind the Body BV

Onderneming: Mind the Body BV (Hierna genoemd Mind the Body)
Kvk nummer: 97688053
BTW nummer: NL868183453B01
Adres: Koningsweg 36-02, 3762 EC, Soest
Bankrekening: NL66INGB0007192255
Website/email: www.mindthebody.life | sander@mindthebody.life

Artikel 4: De overeenkomst

Een overeenkomst komt tot stand door aanbod en aanvaarding tussen onderneming en klant.
Een overeenkomst kan mondeling, schriftelijk of langs elektronische weg aangegaan worden.
Een overeenkomst is strikt persoonlijk en kan niet aan derden worden overgedragen.
Het is de onderneming toegestaan een trainingssessie te laten uitvoeren door een door hem aan te wijzen derde, zonder dat dit geldt als een tekortkoming en zonder dat de klant hierdoor gerechtigd is tot opschorting of ontbinding van de overeenkomst.
Een overeenkomst loopt, indien deze is aangegaan voor een bepaald aantal trainingssessies, tot het moment dat de laatste overeengekomen trainingssessie is voltooid.
Een overeenkomst loopt, indien deze is aangegaan voor een bepaalde tijd, tot het einde van deze bepaalde tijd, waarna deze overeenkomst behoudens opzegging wordt verlengd met eenzelfde bepaalde tijd. Opzegging dient te geschieden een maand voor de einddatum. Voor consumenten geldt dat automatische verlenging alleen plaatsvindt na uitdrukkelijke instemming.

Artikel 5: Extra werk, betalingen en annuleringen

Bij incompany trainingen wordt extra werk na overleg tussen de klant en onderneming schriftelijk bevestigd.
Bij opdracht en na schriftelijk akkoord van de klant wordt 100% van de begrote investeringskosten gefactureerd door onderneming.
De betalingstermijn is maximaal 14 dagen. Bij overschrijding van de vervaldatum is Mind the Body gerechtigd de wettelijke rente in rekening te brengen.
Annulering door de opdrachtgever dient schriftelijk (brief, e-mail, sms, Whatsapp) te gebeuren. Bij annulering door de opdrachtgever tussen twee maanden en zes weken voor aanvang van de trainingssessie is de opdrachtgever 50% van het overeengekomen factuurbedrag verschuldigd aan Mind the Body. Bij annulering door de opdrachtgever binnen zes weken voor aanvang van de trainingssessie is de opdrachtgever 100% van het overeengekomen factuurbedrag verschuldigd aan Mind the Body.
LET OP: het verzetten van een trainingsdatum wordt gezien als annulering, tenzij sprake is van overmacht of zwaarwegende omstandigheden. Mind the Body heeft het recht 100% van de offerte te factureren.
Wanneer Mind the Body een training annuleert wordt zo spoedig mogelijk een nieuwe trainingsdatum vastgesteld, zulks in overeenstemming met de klant en in ieder geval binnen de termijn van 12 maanden, gerekend vanaf de datum waarop de overeenkomst is getekend. Hiervoor zullen gelijkmatige tarieven worden gerekend als bij de geannuleerde offerte.
Een trainee kan wegens onvoorziene omstandigheden – ziekte, overlijden, scheiding, verlies van baan -mogelijk niet deelnemen aan de training. De trainee heeft dan de keuze om te annuleren tegen bijkomende kosten of om een training in te halen op een later tijdstip. Inhalen kan binnen 12 maanden voor zover dat gezien het aantal trainingen dat gegeven wordt, mogelijk is. Alle bijkomende kosten gemaakt door de trainee en de klant die niet in de fee voor de training zijn verwerkt, kunnen niet op Mind the Body worden verhaald.
Bij gebruikmaking van de inhaalmogelijkheid geldt een maximale groepsgrootte van 16 trainees. Wordt door toevoeging van een extra trainee de groep groter dan 16 trainees dan wordt aan de inhalende trainee een nieuwe trainingsdatum voorgesteld. Valt die datum later dan 12 maanden gerekend vanaf de originele trainingsdatum, dan kan de fee worden gerestitueerd op basis van een creditfactuur, tegen finale kwijting.
Mind the Body is gerechtigd zonder opgave van reden een training te verplaatsen naar een andere opleidingslocatie, andere datum en/of ander tijdstip, in welk geval de klant het recht heeft de training zonder kosten te annuleren. De klant heeft in dit geval recht op terugbetaling van de fee voor de geannuleerde training, op basis van een creditfactuur tegen finale kwijting.
Mind the Body is gerechtigd zonder opgave van reden training te annuleren, in welk geval de klant het recht heeft op terugbetaling van de fee voor de geannuleerde training, op basis van een creditfactuur tegen finale kwijting.
Indien de klant of de trainee na aanvang van de training de overeenkomst tussentijds beëindigt, bestaat er geen recht op enige terugbetaling van het door de klant of trainee betaalde of nog verschuldigde bedrag.
Indien de klant of trainee na aanvang van de training de overeenkomst tussentijds beëindigt, worden eventuele vorderingen van Mind the Body per direct opeisbaar.
Indien de klant dan wel de trainee fysiek verschijnt op de eerste trainingsdag, maar de fee voor deelname inclusief btw niet heeft betaald dient dit onverwijld en wel binnen een uur te gebeuren. Gebeurt dat niet dan zal de klant dan wel de trainee worden geweigerd om deel te nemen aan de training. Zonder dat de klant dan wel de trainee wordt ontslagen van zijn/haar betaalverplichting. Eventuele vorderingen van Mind the Body zijn door Mind the Body per direct opeisbaar.

Artikel 6: Blessures en aansprakelijkheid

De klant is ten alle tijden verantwoordelijk de medewerkers van zijn of haar organisatie op de hoogte te stellen dat programma’s en trainingen van Mind the Body fysiek, mentaal en emotioneel uitdagend kunnen zijn, met als doel het buiten de comfortzone treden van de trainee ten behoeve van persoonlijke groei.
Door de wijze waarop een training wordt verzorgd, wordt zoveel mogelijk voorkomen dat schade of blessures ontstaan bij de klant of trainees. Evenwel kan het ontstaan van blessures niet worden uitgesloten. Mind the Body en klant zijn gehouden het ontstaan van blessures zoveel mogelijk te voorkomen, bijvoorbeeld doch niet uitsluitend door gebruik te maken van adequate kleding, schoeisel en materialen. Mocht de klant of trainee gedurende een training geblesseerd raken, is Mind the Body voor de daaruit voortvloeiende schade niet aansprakelijk.
Ook is Mind the Body niet gehouden enige door de klant geleden schade te vergoeden als gevolg van bijvoorbeeld diefstal, brand, gederfde inkomsten of overige oorzaken, behoudens opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van Mind the Body.
Indien de klant of trainee door een blessure(s) verhinderd is om een of meerdere trainingssessies te volgen, zal de reeds geagendeerde trainingssessie in goed overleg worden verplaatst. Dit met een maximale termijn van één maand. Onder blessure(s) wordt verstaan een blessure(s) die het bijwonen van de trainingssessie absoluut verhindert, waaronder begrepen spierscheuringen, breuken van ledematen, verrekkingen en dergelijke. Vermoeidheid en overig onbehagen kwalificeert niet als een blessure(s) in de zin van deze algemene voorwaarden. In het geval van small-group training sessies kan geen aanspraak worden gedaan op restitutie van de resterende maand.
Deelname aan trainingen van Mind the Body zijn geheel vrijwillig en op eigen risico. Dit houdt in dat de klant of trainee ten alle tijden het recht heeft te stoppen. Ook betekent dit dat trainees of klant zelf verantwoordelijk zijn voor het aangeven van hun gevoelens, fysieke ongemakken, mentale (negatieve) gedachtes en hun eigen grenzen.
De beperking van aansprakelijkheid geldt niet in geval van opzet of grove schuld van Mind the Body.
De aansprakelijkheid van Mind the Body is te allen tijde beperkt tot directe schade. Aansprakelijkheid voor indirecte schade, waaronder maar niet uitsluitend gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van data of schade door bedrijfsstagnatie, is uitgesloten.
Indien Mind the Body aansprakelijk zou zijn voor enige schade, dan is deze aansprakelijkheid beperkt tot maximaal het bedrag dat door de aansprakelijkheidsverzekering van Mind the Body in het desbetreffende geval wordt uitgekeerd. Indien geen uitkering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid beperkt tot het factuurbedrag van de betreffende overeenkomst, met een maximum van € 5.000.
De klant is volledig zelf verantwoordelijk voor zijn of haar lichamelijke en mentale gezondheid, alsmede voor het bewaken van de eigen grenzen tijdens deelname aan trainingen, coachingstrajecten of andere activiteiten van Mind the Body.
De klant verklaart door deelname aan een trainingssessie of coachingstraject dat hij/zij fysiek en mentaal voldoende fit en gezond is om deel te nemen. Indien de klant twijfelt over zijn/haar gezondheidstoestand of belastbaarheid, is het de verantwoordelijkheid van de klant om vooraf medisch advies in te winnen en dit – indien relevant – aan Mind the Body te melden.
Mind the Body mag er gerechtvaardigd op vertrouwen dat de klant of trainee fit genoeg is om deel te nemen en aanvaardt geen aansprakelijkheid voor blessures, schade of gezondheidsproblemen die (mede) het gevolg zijn van het niet naleven van dit artikel.
De klant of trainee is zelf verantwoordelijk voor het afsluiten van een afdoende (ongevallen- of zorg)verzekering die dekking biedt voor eventuele risico’s die samenhangen met deelname aan trainingen of coachingsactiviteiten.
Deelnemers zijn zich ervan bewust dat trainingen van Mind the Body regelmatig plaatsvinden in de buitenlucht, waaronder in bossen, natuurgebieden of andere natuurlijke omgeving. Deze locaties kunnen extra risico’s met zich meebrengen, zoals oneffen terrein, gladheid, insectenbeten, takken, obstakels of weersinvloeden.
Deelnemer vrijwaart Mind the Body voor alle aanspraken van derden die verband houden met deelname aan de trainingen, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van Mind the Body.

Artikel 7: Tarieven en betalingen

De prijs van begeleiding van de klant door Mind the Body geschiedt tegen een vooraf overeengekomen tarief. Dit tarief is, tenzij anders weergegeven of besproken, exclusief de verschuldigde BTW.
Mind the Body is gerechtigd de tarieven gedurende de looptijd te wijzigen in overleg met de trainee of klant, indien deze wijzigingen noodzakelijk zijn door van buiten komende oorzaken, waaronder begrepen doorgevoerde prijsstijgingen van derden of veranderde wet- en regelgeving.
Indien partijen overeen zijn gekomen dat betaling geschiedt middels vooruitbetaling, is het gehele overeengekomen bedrag verschuldigd voor aanvang van de eerste trainingssessie. Is het volledige bedrag niet voldaan voor de eerste trainingssessie, geldt dit als een annulering als omschreven in artikel 5 lid 1 van deze algemene voorwaarden. Indien vervolgens voor aanvang van de nieuw geagendeerde trainingssessie opnieuw niet voldaan is, of indien niet binnen redelijke termijn een nieuwe trainingssessie geagendeerd wordt, ontslaat dit de klant niet van zijn betalingsverplichting. Als datum van opeisen van de vordering van Mind the Body geldt dan de eerste geagendeerde trainingssessie.
Betaling geschiedt in maandelijkse termijnen. De klant wordt gehouden om voor of uiterlijk de eerste dag van iedere maand het overeengekomen bedrag te voldoen. Mind the Body zet hiertoe de betaling klaar in Fitmanager. Het niet ontvangen van de betaling ontslaat de klant niet van zijn of haar betalingsverplichting.
Indien de klant weigerachtig is in het betalen van het overeengekomen bedrag, is Mind the Body gerechtigd om, na sommatie, incassokosten en wettelijke rente in rekening te brengen. Blijft betaling uit, zal Mind the Body in rechte betaling vorderen van de verschuldigde bedragen. Alle kosten die Mind the Body daarvoor dient te maken, waaronder griffierechten, advocaat- en deurwaarderskosten, zijn voor rekening van de klant.

Artikel 8: Rechtskeuze, toepasselijk recht en wijziging

Alle geschillen voortvloeiend uit de overeenkomst zullen, ongeacht het onderwerp of de hoogte van de vordering, beslecht worden door rechtbank Overijssel, sector Kanton, volgens Nederlands recht.
Mind the Body is bevoegd onderhavige voorwaarden te wijzigen, voor zover de wijzigingen schriftelijk gestuurd worden aan de klant. Indien de klant zich op redelijke gronden niet kan verenigen met de wijzigingen, heeft de klant het recht de overeenkomst te ontbinden.

Artikel 9: Vertrouwelijkheid en bescherming van persoonsgegevens

Offertes, verslagen of andere documenten waarin persoonsgegevens van de klant, trainees en Mind the Body of trainer(s) staan worden binnen 1 jaar na registratie vernietigd en uitsluitend verwerkt voor het doel waarvoor deze zijn verstreken, namelijk het uitvoeren van overeenkomsten, aanbieden van trainingen en coachingssessies en het onderhouden van klantrelaties.
Mind the Body bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of zolang als wettelijk verplicht is. Documenten met persoonsgegevens (zoals inschrijfformulieren, offertes, verslagen) worden uiterlijk binnen 1 jaar na beëindiging van de overeenkomst verwijderd of vernietigd, tenzij wettelijke bewaartermijnen anders bepalen.
Voor e-mailcommunicatie en nieuwsbrieven gebruikt Mind the Body uitsluitend gegevens van personen die zich daar vrijwillig voor hebben aangemeld (opt-in). Afmelden kan te allen tijde via de afmeldlink in de e-mail of via bovengenoemd e-mailadres.
9.6 Tijdens trainingen kunnen foto’s of video-opnamen worden gemaakt voor interne evaluatie of marketingdoeleinden. Dit gebeurt uitsluitend met voorafgaande, uitdrukkelijke toestemming van de betrokken deelnemers. Deze toestemming kan op elk moment worden ingetrokken, waarna het betreffende beeldmateriaal niet langer zal worden gebruikt
De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Mind the Body treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang.
Klanten en trainees hebben het recht om hun persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Verzoeken daartoe kunnen worden ingediend via info@mindthebody.life.
Voor meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens verwijst Mind the Body naar de privacyverklaring op de website www.mindthebody.life.

Artikel 10: Overmacht

Mind the Body is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd wordt als gevolg van overmacht of van een omstandigheid die niet aan haar kan worden toegerekend zoals mede verstaan weersomstandigheden, natuurrampen, overheidsmaatregelen, stakingen, ziekte van trainers, pandemieën, technische storingen en ongevallen.
In geval van overmacht worden verplichtingen opgeschort zolang de overmachtsituatie voortduurt. Indien nakoming blijvend onmogelijk wordt, zijn beide partijen gerechtigd de overeenkomst zonder schadevergoeding te ontbinden.

Artikel 11: Intellectueel eigendom

Alle door Mind the Body in het kader van een training, coachingstraject of andere dienstverlening verstrekte of gebruikte materialen, waaronder maar niet beperkt tot methodieken, werkboeken, oefeningen, hand-outs, presentaties, documenten, online content en beeldmateriaal, blijven intellectueel eigendom van Mind the Body.
Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Mind the Body is het niet toegestaan om deze materialen, geheel of gedeeltelijk, te kopiëren, verspreiden, openbaar maken, verveelvoudigen of op enige wijze te gebruiken buiten het doel waarvoor ze zijn verstrekt.
Het is de klant of trainee niet toegestaan de in de training of coaching aangeboden kennis, werkvormen of methodieken te gebruiken voor commerciële doeleinden of om trainingen of coachingstrajecten aan derden te verzorgen, tenzij hierover schriftelijke afspraken zijn gemaakt met Mind the Body.
In geval van overtreding van dit artikel is Mind the Body gerechtigd de daardoor geleden schade en gederfde inkomsten op de overtreder te verhalen.

Artikel 12: Klantregeling

Klachten over de uitvoering van de overeenkomst of over (trainings)diensten van Mind the Body dienen binnen 14 dagen na het ontstaan van de klacht schriftelijk of per e-mail te worden ingediend bij Mind the Body, via sander@mindthebody.life of per post naar Koningsweg 36-02, 3762 EC Soest.
Mind the Body bevestigt de ontvangst van de klacht en zal uiterlijk binnen 14 dagen na ontvangst inhoudelijk reageren. Indien een klacht een langere verwerkingstijd vergt, ontvangt de klant binnen die termijn een bericht van ontvangst met een indicatie wanneer een inhoudelijke reactie verwacht kan worden.
Klachten worden vertrouwelijk behandeld.
Indien de klacht niet in onderling overleg kan worden opgelost, ontstaat een geschil dat vatbaar is voor de geschillenregeling zoals bedoeld in artikel 8 van deze voorwaarden.
Het indienen van een klacht ontslaat de klant of trainee niet van zijn betalingsverplichting.